Vous êtes en retard sur la deadline d’un de vos projets ?
La deadline, c’est certainement la plus grosse bête noire de tous les concepteurs de projets. Toujours trop courte, elle est souvent source de stress et d’angoisse et cela ne fait qu’augmenter lorsqu’on la voit approcher. Pourtant, une deadline peut parfaitement être gérée à condition de s’y prendre de la bonne manière, voici comment faire !
S’organiser avec un logiciel de gestion de projet
Le respect d’une deadline réside pour beaucoup dans un critère essentiel : l’organisation. Ainsi, pour coordonner les différentes tâches à effectuer, le timing et le travail entre les collaborateurs, opter pour un logiciel de gestion de projet devient alors indispensable.
Monday.com par exemple, propose une plateforme extrêmement complète en ce sens. Ce logiciel va notamment permettre de concevoir un planning « Gantt» de façon très simple pour y voir clair dans son organisation. Il sera également possible de créer une arborescence macro/microvision ou encore la mise en place de la gestion de sous-projets. Côté organisation des checklists pourront être mises en place avec des assignations des actions aux différents collaborateurs.
Cette organisation précise va ainsi permettre de gagner un temps précieux, mais aussi d’avoir une vision au choix globale ou plus détaillée de l’avancée du projet pour respecter la deadline au plus près.
Gagner du temps sur sa deadline avec les bons réflexes
Une mauvaise organisation ou une mauvaise façon de fonctionner conduit bien souvent à énormément de temps perdu ce qui handicapera forcément le respect de la deadline donnée. Ne pas hiérarchiser ou attribuer les tâches correctement pourra avoir un véritable impact en termes de temps, mais aussi de coût. Procéder au listing des différentes tâches à effectuer pour ensuite les entrer et les attribuer dans son logiciel de gestion de projet sera très important.
Qui plus est, les échanges entre les collaborateurs auront aussi un impact capital sur le timing. Pour commencer, il est préférable de s’entourer de personnes de confiance avec qui la compréhension et les échanges sont fluides.
Mais la communication entre les différents acteurs du projet devra aussi être facilitée. En effet, organiser des réunions à répétition demande à ce que tout le monde soit sur place, disponible et prêt, et le temps passé en réunion n’est pas mis dans l’action au service du projet. Le logiciel de gestion de projet va permettre de faciliter les échanges avec une messagerie instantanée, mais aussi la possibilité d’organiser des échanges en visioconférence afin que tout le monde puisse suivre, quel que soit le lieu où il se trouve. Le chef de projet (plus d’informations sur son rôle ici ) se passera ainsi de faire la navette entre les différentes équipes et pourra les laisser échanger entre elles directement.
Prévoir l’imprévu
Enfin, le respect d’une deadline semble toujours possible au commencement du projet. Mais ce dernier avançant pas à pas, il n’est pas rare de se rendre compte que des tâches supplémentaires ont été oubliées ou encore que des erreurs risquent de retarder le processus. Se laisser une marge de manœuvre pour ce type d’imprévu permettra de ne pas se retrouver dans le stress en bout de course et de ne pas bâcler les dernières étapes ou de s’y atteler la nuit et le week-end.
En somme, respecter une deadline reposera sur trois choses : la faisabilité du projet dans le temps imparti, une bonne organisation et une bonne communication entre les différents acteurs du processus, et le respect de ses trois critères sera beaucoup plus simple en optant pour un logiciel de gestion de projet.
