Ces dix dernières années, à la faveur des évolutions enregistrées dans le secteur des technologies de l’information et de la communication, la transformation digitale s’est imposée comme une nécessité pour les organisations qui désirent rester compétitives. Ainsi la majorité des entreprises et même les organismes publics, ont amorcé une transition digitale qui touche presque toutes les fonctions de l’organisation : ressources humaines, finances, management, communication, etc.
La nécessité de la transformation digitale des entreprises a d’ailleurs été plus que jamais ressentie ces derniers mois, du fait de la crise de la Covid-19 et des mesures de confinement inhérentes. Depuis lors, plusieurs organisations ont accéléré leur transition numérique tandis que d’autres qui hésitaient encore se sont finalement engagées.
Processus à la fois simple et complexe, la transformation digitale nécessite plusieurs réformes internes. Quelles sont alors les précautions et mesures à prendre pour une parfaite digitalisation ? Voici 5 étapes pour réussir sa transition digitale.
Qu’est-ce la transition digitale ?
La transition digitale ou transformation numérique est un processus qui consiste à intégrer l’usage des technologies de l’information et de la communication dans la mise en œuvre des activités professionnelles.
Ainsi parle-t-on de digitalisation des entreprises. Ces dernières placent dès lors les outils de communication numérique (ordinateur, mobile) et les solutions numériques (logiciels, internet, digital workplace, intelligence artificielle) au cœur des processus métier.
Ces technologies améliorent l’efficacité et les performances de l’entreprise, à travers l’automatisation des tâches, la réduction des marges d’erreur, la sécurisation des données et une communication plus efficiente.
Pilier essentiel de la transformation numérique, la communication digitale vise à accroître la visibilité de l’entreprise à travers des supports numériques tels le logo, le site internet, les réseaux sociaux, le marketing digital, etc. Sa mise en œuvre doit être assurée par un spécialiste du web marketing tel que l’agence de communication Pixelune, qui réalisera la stratégie digitale de l’entreprise. C’est le point de départ d’une bonne transition digitale.
Réussir sa transition digitale en 5 étapes
1. Définir la vision et de la stratégie digitale
Il est nécessaire, avant de se lancer dans un processus de digitalisation, de définir la vision digitale de l’entreprise, une projection dans le temps et dans l’espace qui permettra d’opérer des choix conséquents. Cette vision devra dès lors inclure l’ambition de digitalisation de l’entreprise, de sorte que toutes les actions futures soient en cohérence avec la vision.
La définition d’une vision commune permettra d’élaborer une stratégie digitale ou de l’incorporer à la stratégie de développement de l’entreprise. Il s’agit d’une feuille de route qui commence par la mise en lumière des besoins des salariés et des clients pour aboutir à la planification des actions et opérations de digitalisation de l’entreprise.
2. Engager les parties prenantes
Il s’agit en premier du choix des prestataires ou experts chargés du déploiement des solutions digitales selon les spécialités : finance, RH, communication, marketing, production, etc.
Autre partie prenante très importante, les salariés. De la définition de la vision à la mise en oeuvre des solutions, les collaborateurs doivent être hautement impliqués dans le processus de transition digitale. Principaux bénéficiaires et utilisateurs des solutions, ces derniers doivent saisir les enjeux de la transformation numérique et s’engager pleinement à la réussite du processus.
3. Mettre en place l’équipe de pilotage et préparer l’environnement
La digitalisation implique un ensemble de changements qui peuvent toucher un département ou l’ensemble de l’entreprise. Pour une gestion efficace de ce changement, mais également pour le suivi des opérations, il est nécessaire de mettre en place une équipe de pilotage coiffée par un chef d’équipe qui maîtrise tous les rouages de l’entreprise.
Ce dernier aura pour première mission la préparation technique de l’environnement et des collaborateurs. Il devra notamment informer et former ses collègues sur les changements à venir, mettre en place les outils nécessaires, assurer l’adéquation de l’infrastructure interne, organiser le passage des techniciens, rendre compte de l’évolution du processus aux dirigeants, vérifier la conformité des réalisations aux attentes et besoins de l’entreprise.
4. Passer au déploiement des solutions
Une fois l’entreprise prête à recevoir sa solution digitale, il convient d’opter pour un déploiement progressif, service par service ou département par département selon l’étendue de la digitalisation. Ici plus qu’ailleurs, l’humain doit être mis au centre des actions. Les collaborateurs doivent être suffisamment impliqués dans le processus d’implantation des solutions digitales.
Quelle que soit la fonction à laquelle elle s’applique, la solution digitale doit répondre à 5 critères essentiels à savoir :
- Assurer une simplicité d’utilisation
- Garantir une accessibilité rapide aux ressources
- Favoriser la collaboration
- Améliorer la productivité
- Soigner et optimiser l’expérience client
Les solutions digitales doivent donc être choisies avec précaution, en s’assurant de leur adéquation aux besoins de l’entreprise. Elles doivent permettre de gagner du temps et d’accroître le rendement de l’entreprise.
5. Former les collaborateurs et assurer le suivi
La transformation numérique nécessite généralement de former les collaborateurs à l’utilisation des nouvelles solutions. Après le déploiement, les dirigeants de l’entreprise, à travers notamment le comité de pilotage, doivent organiser des formations afin que le personnel concerné puisse utiliser et maîtriser l’outil.
Par ailleurs, l’intégration de solutions numériques dans les processus de l’entreprise induit parfois des changements profonds tels qu’il s’avère inévitable de procéder à une refonte de l’organisation. La réorganisation interne, si elle implique des bouleversements importants, devra alors intervenir en amont à la formation du personnel.
Enfin, avant la prise en main complète de l’outil par l’entreprise, une période de suivi et d’assistance doit être observée. Au cours de cette période, les différentes fonctionnalités seront testées, approuvées ou réajustées en fonction des besoins de l’entreprise.
L’importance du numérique dans l’amélioration des performances de l’entreprise est aujourd’hui incontestable. La digitalisation renforce en effet les processus métier, accroît la productivité et optimise la visibilité de l’entreprise ainsi que la relation client grâce à la communication digitale. Aussi est-il nécessaire d’adopter une démarche inclusive et structurée pour réussir sa transformation digitale.
