Un suivi efficace des tâches est un élément primordial pour soutenir la motivation d’un groupe. D’abord, ce processus permet d’établir clairement les rôles et responsabilités de chacun au sein de l’équipe. Ensuite, le suivi délivre un état d’avancement qui permet de prendre collectivement des décisions utiles. Enfin, cela aide à la communication transverse et à la bonne entente de tous. Cet article vise à identifier comment mettre en place efficacement un tel suivi des tâches.
Les préalables à la mise en place d’un suivi d’équipe
Pour mettre en œuvre un bon suivi d’équipe dans l’élaboration d’un projet ou la gestion d’un processus, une étape de documentation préalable est nécessaire. Il faut identifier les objectifs clefs, les moyens pour y parvenir et, parmi ces moyens, les ressources que constituent les membres de l’équipe. Chacun se voit donc attribuer un rôle et une responsabilité dans l’atteinte des objectifs qui, ensuite, peut se subdiviser en différentes taches unitaires.
Il faut également définir préalablement les outils communs de l’équipe :
- une gouvernance partagée, c’est-à-dire des réunions de suivi et un mode de résolution des questions de priorisation ;
- un espace partagé, c’est-à-dire une bibliothèque commune des documents constitutifs de la construction collective ;
- un logiciel de gestion de tâche, tel que l’un de ceux qui sont répertoriés dans cette page, qui permet la supervision et le partage des éléments d’avancement sur les tâches.
Comment instaurer efficacement un suivi des tâches ?
Lors des réunions périodiques de suivi, le leader de l’équipe doit mettre en place les bonnes pratiques classiques suivantes :
- rappeler l’ordre du jour qui décrit clairement les sujets à couvrir en séance ;
- communiquer sur l’état d’avancement général en mettant en évidence les succès, les risques et les priorités ;
- examiner l’avancement par grands domaines, c’est à dire quels sont les progrès à date et les potentiels menaces pour la suite ;
- discuter des problèmes éventuels (retard, conflit, pénurie) et des premières pistes de solutions à envisager ;
- planifier les prochaines étapes pour résoudre les points bloquants d’ici à la prochaine réunion ;
- clôturer la réunion par un résumé des principaux points abordés et, notamment, des points d’accord pour débloquer les problèmes qui se sont présentés.
Les bénéfices d’un tel suivi des tâches sont nombreux : il facilite le reporting auprès du management, elle entretient un bon état d’esprit au sein de l’équipe en apportant de la sérénité.
Les critères pour bien choisir le logiciel de gestion de tâches
Le premier critère à prendre en compte et la facilité d’intégration. Par exemple, les membres de l’équipe peuvent avoir une connaissance préalable avec un logiciel en particulier. Sinon, l’aspect collaboratif du logiciel avec d’autres logiciels utilisés par l’équipe au quotidien (bureautique, e-mail, bibliothèque partagée) est à privilégier.
Un autre critère est fonction du projet ou du processus à suivre : il existe des logiciels plus ou moins adaptés à certaines dimensions, que ce soit en termes d’équipe ou de budget.
Enfin, il y a les autres critères classiques mais toujours pertinents : la facilité d’utilisation, la capacité à être accessible par divers terminaux (ordinateurs portables ou terminaux mobiles) et le niveau de sécurité.
En conclusion, malgré l’aspect qui peut sembler mécanique de la méthode décrite ci-dessus, il ne faut pas oublier l’aspect humain du travail en équipe. Pour cela, au-delà des réunions planifiées, il conviendra de prévoir des réunions interpersonnelles, d’organiser du team building et de montrer de la disponibilité, de l’empathie et de la reconnaissance envers chacun.
