L’intelligence artificielle s’est immiscée en profondeur dans les services proposés par les géants du web. Il s’agit d’une véritable révolution caractérisée en premier lieu par des changements de noms : Microsoft 365 s’appelle dorénavant Microsoft 365 Copilot, tandis que Google a mis au placard Google Assistant pour laisser la place à l’IA Gemini.
L’IA bureautique est dorénavant omniprésente, que ce soit dans la suite Office, Google Workspace et, plus généralement, dans la majorité des outils en ligne destinés au monde du travail.
Pourquoi l’IA change la façon de travailler sur les outils de bureautique
Microsoft a implanté l’IA Copilot dans la suite Microsoft 365, c’est-à-dire : Outlook, Word, Excel, Teams, PowerPoint, Sharepoint ou encore OneNote. De son côté, Google a intégré Gemini dans Gmail, Google Docs, Google Sheets ou encore Google Slides. D’autres outils bureautiques sont également concernés par l’intégration de l’IA, comme Canva, Zoom et Notion.
L’intégration de l’intelligence artificielle dans ces outils ne doit pas être vue comme un ajout de nouvelles fonctionnalités. En réalité, il est question de nouvelles façons de travailler.
En effet, l’intelligence artificielle peut notamment produire des textes, classer et analyser des données et effectuer des suggestions pour améliorer votre travail. En d’autres termes, l’IA se présente comme un véritable assistant qui effectue des tâches répétitives, s’assure d’éviter au maximum les erreurs et vous fait gagner du temps.
3 exemples concrets d’IA appliquée à la bureautique au quotidien
Écrire constitue une pratique particulièrement difficile. L’intelligence artificielle peut vous aider à rédiger des textes et à articuler vos idées, en fonction d’un ton à adopter et d’un destinataire précis. Elle peut également résumer des textes, les analyser ou les traduire. Il n’est pas ici question de laisser l’intelligence artificielle écrire tout à votre place, mais plutôt d’une aide à la rédaction. En effet, en quelques secondes, l’IA peut détecter les fautes d’orthographe et de syntaxe, reformuler une phrase mal construite ou suggérer des modifications. Que ce soit dans le cadre d’un mail, d’un compte rendu ou d’un rapport, cette aide peut se révéler précieuse et décisive.
Vous devez réaliser un graphique ou insérer et classer des données dans un tableau pour ensuite les analyser ? L’intelligence artificielle vous aidera à réaliser ce type de tâche particulièrement chronophage et répétitive. De plus, elle réduira considérablement le nombre d’erreurs typiquement liées à ce type de travail (données saisies dans la mauvaise colonne, données inversées, erreur de frappe, etc.).
L’intelligence artificielle est également compétente pour vous aider à préparer une présentation. En fonction de vos consignes, elle sera capable de produire un nombre précis de slides, une structure complète, ainsi qu’un thème visuel adapté. Et comme mentionné précédemment, vous pouvez demander à l’IA de produire, corriger ou résumer des textes. Vous aurez ainsi une base de travail solide pour ensuite étoffer et perfectionner votre présentation.
En fin de compte, l’intelligence artificielle intégrée aux outils bureautiques permet de gagner un temps considérable, tout en réduisant les risques d’erreur. Il en résulte donc une meilleure productivité et un travail plus professionnel.
Se former pour tirer le meilleur de l’IA en bureautique
Avoir accès aux outils d’IA bureautique est une chose, savoir les utiliser correctement en est une autre. C’est pourquoi il est devenu essentiel de se former à l’IA pour la bureautique.
En réalité, peu d’employés utilisent ces outils à leur plein potentiel. Par manque de connaissances, certains se limitent à effleurer la surface des possibilités offertes, tandis que d’autres ne se sentent tout simplement pas à l’aise avec ces nouvelles technologies.
L’absence de formation des employés d’une entreprise peut même causer de sérieux préjudices. En effet, bon nombre d’employés communiquent des informations confidentielles à une IA externe à l’entreprise ou pensent qu’il n’est pas nécessaire de superviser les contenus fournis par l’intelligence artificielle.
En fin de compte, même si elle s’est déjà immiscée dans d’innombrables outils du quotidien (smartphones, messageries instantanées, recherche sur Internet… ), l’intelligence artificielle n’en est encore qu’à ses débuts. Cependant, ses évolutions étant fulgurantes, il est primordial pour un employeur de proposer à ses employés une formation à l’IA bureautique afin de ne pas prendre de retard.
