5 bonnes raisons de gérer en ligne les congés des salariés

5 bonnes raisons de gérer en ligne les congés des salariés

La gestion des congés et des absences est un véritable cauchemar pour les ressources humaines. Entre les oublis, les papiers perdus, les conflits d’intérêts, les changements de dernières minutes… 

Établir le planning des congés est un casse-tête qui, en plus de frustrer tout le monde, est un véritable gouffre de ressources qui pourraient être utilisées à meilleur escient sur d’autres tâches.

Combat perdu d’avance ? Non : les outils de gestion des congés et absence sont la solution à ce problème que toutes les entreprises connaissent.

Voici quelques bonnes raisons pour utiliser un logiciel congés.

Plus de documents disparus dans la nature

« Mais j’avais posé mes congés, il y a plusieurs semaines, vous n’avez pas reçu le formulaire ? »

Combien de fois les services RH ont-ils entendu cette remarque ? Et comment savoir si l’employé est de bonne foi ?

Grâce à la gestion des congés en ligne, les documents papier disparaissent. Tout se fait par ordinateur : demande, validation, visualisation du planning…

Le digital permet de simplifier le travail de tout le monde et d’éviter les erreurs en diminuant drastiquement le volume de papier dans l’entreprise. Un avantage énorme.

Mise à jour des données en temps réel

« Est-ce qu’il me reste des jours de congés à prendre cette année ? »

Cette question — et ses variantes — revient souvent en entreprise, et se traduit généralement par une demande au service RH qui doit alors passer du temps à ressortir tous les documents pour faire un état des lieux.

La gestion des congés en ligne permet à chaque salarié de savoir en quelques clics combien de jours il a déjà pris et combien il lui en reste, mais aussi de voir ses absences, ses arrêts maladie, ses jours de télétravail…

Tout est enregistré dans le système et consultable. Ensuite, en fonction de la politique de votre entreprise, il est possible de paramétrer d’autres fonctions : jours de récupération, mi-temps, congé sans solde, RTT…

Chaque employé pouvant gérer son planning de manière autonome, il a plus de visibilité sur celui-ci, et le service RH est moins submergé de demandes et peut se dédier à d’autres actions importantes.

Calendrier par équipe

« Sophie, Marc, on a un problème. Vous partez en vacances la même semaine, et il faut à tout prix que l’un de vous reste pour la gestion du dossier ».

Les managers et responsables d’équipe la craignent plus que tout, les employés la redoutent tout autant : l’erreur de planning qui ne laisse qu’un choix : sacrifier l’entreprise ou les vacances de l’un des salariés.

Les logiciels de gestion des congés permettent d’anticiper ce problème, avec un calendrier par équipe visible en ligne et accessible par tous, qui permet en un coup d’œil de savoir qui est absent et quand.

Cela évite de se retrouver avec un service sans personne au travail pendant le mois d’août.

Approbation rapide des congés

« Mes vacances n’ont toujours pas été acceptées, pourtant il faut que je prenne rapidement mon billet de train… »

Voici un stress inutile dont vos salariés pourraient parfaitement se passer grâce à un logiciel de gestion des absences et congés. Leur demande est transférée automatiquement à leur responsable et au service RH (ou à toute autre personne définie par votre organisation », qui peut décider de l’accepter ou de la rejeter en un clic.

Une procédure qui demandait jusqu’alors de nombreux allers-retours et pas mal de temps gaspillé se fait dorénavant en quelques secondes.

Suivi des absences et rapports automatiques personnalisables

« Quel est le taux d’absentéisme dans l’entreprise ? »

Cet indicateur clé n’est qu’un seul parmi les centaines que peut fournir un logiciel congés en seulement quelques clics.

Vous pouvez consulter les absences d’un employé ou d’un service entier, sur une période de temps définie ou non, et établir toute sorte de rapport utile à la gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise.

Tous ces rapports sont totalement personnalisables en fonction du besoin de chacun, et deviennent l’outil indispensable des managers et du service RH pour optimiser les congés des salariés.

Vous l’aurez compris, les logiciels de congés sont un outil simple et efficace pour gérer les absences. D’autant plus que certains offrent des fonctionnalités telles que l’application mobile, qui permet de gérer le planning depuis son Smartphone !