Déclarations administratives de toutes sortes, gestion de dossier comptable, fichiers RH et autres : les tâches administratives dans une entreprise peuvent se décliner à l’infini. Il importe donc de mettre en place différentes techniques afin de les faciliter. En effet, une mauvaise gestion peut impacter sur les charges de votre société, ainsi que sur son bon développement. Sans compter que ce sera plus facile à gérer pour vous. Voici donc quelques conseils pour vous aider en ce sens.
Stockez vos fichiers dans un seul espace
Selon la loi, peu importe la taille et le genre de votre entreprise, vous avez l’obligation de conserver ses archives pendant au moins 5 ans. Cela s’applique pour les fichiers administratifs et comptables : livre de comptabilité, déclarations fiscales, etc. Afin de mieux vous y retrouver, stockez le tout dans un seul espace. Vous avez le choix entre un espace de stockage en ligne ou sur votre ordinateur.
Les Clouds ont notamment le vent en poupe auprès des entreprises et des responsables de nos jours. Ils sont pratiques. Certains logiciels vous proposent jusqu’à 2 Go gratuitement et la possibilité de synchroniser votre ordinateur avec l’espace de stockage pour un enregistrement en temps réel et plus simple de vos fichiers. Sur ces espaces de stockage virtuel, vous protégez vos documents des pertes et des vols ainsi que des incidents physiques qui pourraient les détruire. De plus, vous pourrez y accéder en tout temps et en tout lieu.
Avec la numérisation généralisée des documents, vous allez tout de même travailler la majorité du temps sur votre ordinateur, quel que soit votre domaine, et que vous travailliez pour le département finance de votre entreprise ou pour la stratégie de communication. Afin d’accéder plus facilement et plus rapidement à vos archives et documents ou dossiers en cours, le mieux reste donc de les conserver sur le matériel. Utilisez la mémoire vive de votre appareil pour combiner vos PDFs. Ce format est plus léger. Ce qui vous évitera d’alourdir votre ordinateur et de garantir son bon fonctionnement.
Respectez un calendrier bien précis
Pour faciliter la gestion administrative de votre entreprise, mettez en place un calendrier et respectez-le. Par exemple, vous pouvez choisir un moment pour remplir votre fiche de déclaration ou encore pour faire la vérification de vos comptes en fonction de la date butoir de votre déclaration d’impôts. De même, vous pouvez établir une date précise pour vérifier vos livres de compte en prévision d’un audit. Sachez établir clairement vos priorités. Pour vous éviter de vous y prendre à la dernière minute, organisez-vous et prenez en considération les tâches qui ont une date fixe.
Pour faciliter la gestion de votre livre comptable, inscrivez-y vos transactions au fur et à mesure. Cela vous évitera aussi de vous y perdre. Faites de même pour vos documents RH et autres. De préférence, attribuez un jour par semaine pour chaque tâche administrative. Ainsi, vous n’aurez pas de mal à vous organiser et à vous concentrer, ce qui vous évitera les erreurs.
Il existe aussi une autre solution afin de faciliter la gestion administrative de votre entreprise. Vous pouvez réserver une journée par trimestre durant laquelle vous vous concentrerez sur toutes vos tâches administratives en même temps. Cette astuce ne peut toutefois fonctionner que si vous faites preuve d’une bonne organisation pour la conservation de vos documents et de vos archives le reste du temps. De plus, il vous faudra être capable de travailler sous pression. Choisissez de préférence un moment à quelques jours de la date de clôture des comptes trimestriels pour garder un peu de marge en cas d’imprévus : factures introuvables, justificatifs qui ne sont pas encore disponibles, etc. Cela vous permettra également de discuter de leurs comptes avec chaque responsable de branche.
Sous-traitez les tâches administratives
Vous pouvez aussi sous-traiter vos tâches administratives. Cela vous permettra de vaquer à d’autres occupations. Sans compter qu’il est toujours plus sûr de confier ces dernières à des professionnels en la matière. Cela évitera les erreurs.
Pour sous-traiter les tâches administratives de votre entreprise, vous disposez de deux alternatives :
- Engage une équipe en interne qui se chargera uniquement de ces tâches : cela vous permettra de garder un œil sur vos comptes. Elle sera comptée comme faisant partie de vos salariés et sera sous le joug d’un contrat de travail et de toutes les complications que cela implique.
- Engager une agence spécialisée dans la gestion comptable et administrative d’une entreprise. Vous aurez ainsi un prestataire indépendant qui sera sous contrat commercial, ce qui sera plus facile à gérer pour vous car vous n’aurez pas besoin de vous occuper des règles de droit social. L’agence et son équipe seront payées pour réaliser une prestation bien précise. Même dans ce cas, vous aurez toujours un droit de regard sur vos comptes et vos fichiers, et l vous fournira des rapports fréquents.
