Le succès d’une organisation, comme le ralentissement d’une entreprise, voire sa faillite, est le résultat des décisions des dirigeants et des responsables aux différents niveaux. Aucune erreur n’est permise, puisqu’une simple négligence peut devenir fatale. À cet effet, les outils d’aide à la décision sont les solutions adéquates permettant de trancher et d’agir avec pertinence. La démocratisation de ces dispositifs d’aide est essentielle pour que tous les décideurs puissent avoir les mêmes informations, bien se concerter et adopter les bonnes stratégies pour atteindre les objectifs.
L’importance croissante de l’aide à la décision dans les organisations
Compte tenu de la conséquence des décisions prises, l’analyse de toutes les données informationnelles et techniques est cruciale. Les systèmes d’aide passent ces éléments au crible et produisent les indicateurs de performance.
La visibilité de ces données et l’accès à ces informations permettent aux chefs d’entreprise de prendre les meilleures décisions. Les dirigeants peuvent identifier les axes d’amélioration, diminuer les coûts et optimiser le processus de production pour veiller à la performance des équipes et des stratégies appliquées.
Le facteur humain joue un rôle important au sein des organisations. Alors, la démocratisation de ces KPI (key performance indicator) permet également au responsable d’analyser le comportement de chacun. Ainsi, il est possible de constater les facteurs qui empêchent les collaborateurs d’être performants, comme la démotivation. Les chefs d’entreprise peuvent faire le nécessaire pour inciter leurs salariés à travailler mieux et plus, et surtout à devenir efficaces.
Les organisations publiques et les entreprises font souvent face aux contraintes de ressources.
Cette insuffisance des matériaux, du personnel, des fonds financiers et du temps sont de véritables défis qui doivent être bien gérés, au risque de freiner le fonctionnement et le développement des établissements. L’aide à la décision est la solution adéquate qui permet de bien hiérarchiser les besoins en fonction des résultats de l’analyse des données. De cette manière, les entreprises et les organisations publiques deviennent proactives et s’adaptent judicieusement selon les ressources et les circonstances.
Les reportings journaliers, hebdomadaires, mensuels et annuels font partie des données importantes permettant de se prononcer sur les actions à entreprendre. Les informations concrètes obtenues des opérations antérieures donnent l’occasion d’anticiper et de minimiser les problèmes, de mieux évaluer la pertinence des techniques exploitées et de connaître la tendance pour s’adapter au marché.
Power BI : l’outil qui démocratise l’accès à l’analyse de données
Le manque de visibilité ou la nécessité d’optimiser son mode de fonctionnement – en faire plus avec moins – est parfois la seule perspective de continuité pour les managers et les décideurs. C’est dans ce contexte que Microsoft a apporté un outil innovant et puissant qui s’est répandu quasiment sur tous les PC en quelques années : la solution décisionnelle Power BI.
Power BI est un système de Business Intelligence développé par Microsoft. Cet outil, servant à analyser les données, les transforme en des informations exploitables par les utilisateurs, telles que des rapports interactifs ou des insights personnalisés. Ces données, enregistrées sur le réseau interne, sur un serveur physique ou dans le Cloud (comme une feuille de calcul Excel) sont accessibles aux personnes autorisées. Power BI aide les entreprises à gérer les multitudes d’informations reçues suite aux diverses opérations et à en tirer profit en aidant les managers à prendre les décisions adéquates.
Power BI se démarque par ses principales fonctionnalités avancées.
- Au lieu de fournir juste des données chiffrées, cet outil les rend facilement compréhensibles en créant des rapports dynamiques. Cette interactivité permet de les visualiser à 360° ou sous forme de carte, de graphes ou de tableaux.
- En partant des données sources, cet outil permet de concevoir des tableaux de bord interactifs. L’auteur peut les partager avec ses collaborateurs en temps réel. Cette fonctionnalité diminue grandement les charges de travail relatives au reporting.
- Power BI analyse toutes les données, de façon approfondie et en temps réel. Cette fonctionnalité est beaucoup plus avancée par rapport à celle d’Excel, ce qui rend les résultats pertinents. Ces analyses prédictives permettent d’avoir des prévisions et des insights avancés.
- Une intelligence artificielle est intégrée à Power BI, aidant les usagers à optimiser son utilisation.
Cet outil est précieux pour les décideurs, dans la mesure où il leur offre des visualisations simplifiées des données et des indicateurs de performance. Les analyses sont effectuées en temps réel, aucun décalage n’existe. Ainsi, les solutions préconisées et les actions entreprises s’appliquent immédiatement. Avec Power BI, les managers n’ont pas besoin de s’attarder sur les données puisqu’ils les comprennent facilement.
S’approprier Power BI pour en tirer le meilleur parti
Power BI possède des fonctionnalités qui améliorent les prises de décision, mais encore faut-il bien s’approprier la solution, et pour cela, le mieux est de suivre des tutoriels sur Power BI Desktop disponibles en ligne gratuitement.
Cet outil peut être considéré tel le Graal des managers, mais une mauvaise manipulation ne donne certainement pas le résultat escompté. Raison pour laquelle les tutoriels et la formation prodiguée pour le maîtriser sont fondamentaux. Ces apprentissages permettent de l’utiliser de façon optimale. D’ailleurs, des ressources gratuites sont disponibles pour apprendre cet outil, comme Microsoft Learn pour Power BI, ou encore sur Linkedin Learning.
Les dirigeants doivent intégrer Power BI dans la culture décisionnelle de l’organisation. A priori, il convient de sensibiliser les directeurs, les responsables, les équipes du service informatique et les experts. La formation des personnes concernées et un soutien permanent par des spécialistes, les aidant à maîtriser cet outil, sont incontournables pour inculquer progressivement ce nouveau mode de fonctionnement. Les systèmes classiques utilisés auparavant sont à éliminer petit à petit pour que tout le monde migre vers Power BI.
Power BI est une Business Intelligence dotée de fonctionnalités avancées, aidant à la prise de décision. Les analyses des données produisent les indicateurs de performance qui permettent de mieux orienter les actions à entreprendre. La maîtrise de cet outil est fondamentale pour en tirer profit, il est de l’obligation des chefs d’entreprise de prendre les mesures nécessaires pour former leurs équipes en ce sens.
