Les entreprises n’ont jamais autant parlé de dématérialisation. Et pourtant, un salarié français imprime encore en moyenne 28 pages par jour. L’impression représente entre 1 et 3 % du chiffre d’affaires d’une entreprise.
On pourrait penser que le tout numérique a réglé la question. Les documents circulent par mail, les signatures sont électroniques. Toutefois, il suffit de passer devant l’imprimante d’un open space à 17 heures pour constater que le papier n’a pas disparu. Des contrats, des bons de commande, des présentations… L’impression ne recule pas aussi vite que les discours sur la transformation digitale le laissent croire.
Les consommables pèsent plus lourd que la machine elle-même
Le coût d’une imprimante ne se calcule pas en fonction de son prix d’achat. Il faut impérativement regarder ce qu’elle consomme une fois qu’elle est installée. Le poste le plus lourd concerne l’encre ou le toner. La différence de prix entre une cartouche de marque et une cartouche compatible va du simple au triple.
Sur une imprimante HP utilisée quotidiennement au bureau, optez pour une cartouche HP 364 compatible plutôt que la version originale, vous diviserez la facture d’encre sans perdre en qualité d’impression. Le passage aux formats avec une grande capacité ajoute encore 30 à 55 % d’économies sur le coût par page.
De nombreuses entreprises ont compris qu’il est possible de réduire leurs coûts d’impression sans faire de compromis sur la qualité en faisant appel à un spécialiste comme France Toner. Le site propose une solution économique et fiable pour l’achat de cartouches et de toners en ligne, avec des consommables 100 % compatibles avec les imprimantes de toutes les marques, une garantie de deux ans et un excellent rapport qualité-prix.
L’importance de la configuration !
Il est conseillé de régler toutes les imprimantes en recto verso par défaut. Le mode standard est aussi pertinent, vous réduisez ainsi la consommation de papier et d’encre jusqu’à 30 %. Le suivi des volumes d’impression par service aide à identifier les postes qui sont à la dérive.
Certaines entreprises mettent en place des quotas par mois et par département. D’autres affichent simplement les chiffres mensuels.
L’impression devient un sujet de cybersécurité
C’est sans aucun doute un aspect que les responsables IT négligent le plus. Depuis fin 2025, la CNIL traite les imprimantes multifonctions comme des équipements qui manipulent des données personnelles, avec les obligations RGPD que cela implique. Un document confidentiel qui attend sur le bac de sortie d’une imprimante partagée, un historique d’impression stocké sur le disque dur de la machine, un multifonction connecté au réseau sans protection adéquate… Chacun de ces cas peut être relié à une faille. Certes, il existe des solutions.
L’impression sécurisée avec un badge ou via un code personnel empêche les documents de sortir tant que leur auteur ne se trouve pas physiquement devant la machine. Le cloud printing permet aux collaborateurs en télétravail d’imprimer sans accéder directement au réseau interne.
L’impression est souvent sous-estimée
Malheureusement, la plupart des entreprises traitent l’impression comme un détail logistique. Personne ne prend ce secteur avec sérieux. Le coût n’est clairement pas connu et le risque de sécurité est sous-estimé. Pourtant, entre le choix des cartouches d’encre et du papier, la configuration des machines, voire la conformité RGPD, l’impression mérite une configuration aussi rigoureuse que le reste du parc informatique.
De plus, les gestes les plus efficaces sont souvent les plus simples. Il suffit de changer la gamme des cartouches, d’activer un simple recto verso et même de poser un code sur l’imprimante. Vous pourriez sur le long terme économiser plusieurs milliers d’euros.
