Les entreprises à faire le choix de créer les fiches de paie en ligne sont de plus en plus nombreuses, c’est une alternative séduisante pour gagner du temps, limiter les erreurs et se conformer aux exigences légales. Cependant, si l’option digitale simplifie de nombreux aspects de la gestion RH, il existe tout de même quelques pièges à déjouer pour une opération conforme. Nous vous présentons les cinq erreurs les plus fréquentes que vous ne voulez pas reproduire !
1. Négliger l’importance de la conformité légale
En France, la législation sociale est à la fois complexe et évolutive. Une veille sur les différentes exigences légales (mentions obligatoires, taux de cotisation, etc.) est indispensable. Utiliser un modèle générique qui pourrait ne plus être à jour et produire une fiche de paie non conforme peut entraîner des sanctions, et parfois même un redressement URSSAF.
Choisir de créer sa fiche de paie en ligne doit s’assortir d’une solution qui garantit la conformité automatique avec les dernières réglementations.
2. Sous-estimer la personnalisation des bulletins
Toute entreprise dispose de ses propres conventions collectives, accords internes, primes ou spécificités contractuelles. Si l’outil en ligne utilisé est trop rigide ou mal configuré, de nombreuses erreurs de calcul ou oublis peuvent survenir (des primes d’ancienneté, ou des heures supplémentaires par exemple).
La plateforme doit donc impérativement permettre une personnalisation spécifique des éléments de paie en fonction du profil de chaque salarié.
3. Oublier la Déclaration Sociale Nominative (DSN)
La fiche de paie ne saurait se suffire à elle-même, elle doit être accompagnée d’une DSN mensuelle. C’est une déclaration qui centralise l’ensemble des informations sociales des salariés à destination des différents organismes : URSSAF, retraite, mutuelle, etc.
Parfois les logiciels en ligne n’intègrent pas cette fonctionnalité ou la délèguent à l’utilisateur. Dans ce cas, soyez vigilant, une erreur ou un oubli peut avoir de fortes répercussions. La solution la plus simple et la plus efficace consiste à sélectionner un outil qui génère et transmet automatiquement la déclaration.
4. Ignorer l’accompagnement ou le support technique
La mise en place d’un fonctionnement via un logiciel de paie nécessite une phase d’adaptation. Parfois les utilisateurs peuvent se retrouver face à l’outil, sans aucune assistance, un vrai souci en cas de doute ou de problème. Il est donc préconisé de privilégier des solutions qui offrent un support réactif. Le petit plus ? Que ce support soit assuré par des experts en paie qui pourront répondre à vos questions et vous guider en cas d’erreur.
5. Ne pas sécuriser données sensibles
De nombreuses informations confidentielles sont contenues dans une fiche de paie : salaire, adresse et numéro de sécurité sociale par exemple. Les fuites de données sont un risque à ne pas négliger. Le prestataire qui sera retenu doit se conformer au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et mettre en place des protocoles de chiffrement conformes aux normes de cybersécurité. La solution en ligne doit garantir la sécurité de l’entreprise.
Créer ses fiches de paie en ligne est une excellente alternative pour moderniser la gestion administrative d’une entreprise, à condition de prendre la mesure de l’engagement et de choisir une solution complète et sécurisée. Vos outils devront être fiables et actualisés pour gagner en sérénité, en temps et en conformité.
