Le coffre-fort électronique est destiné à stocker tous les documents numériques de l’entreprise. Cette solution accompagne la transition vers la facturation électronique obligatoire et traite aussi toutes les informations que l’entreprise aura choisi d’exploiter au format digital.
1. À quoi sert le coffre-fort numérique pour l’entreprise ?
Le coffre fort électronique a un rôle bien défini, encadré par le code des postes et des communications électroniques. L’article L.103 précise que l’outil doit permettre de recevoir, de stocker, de supprimer et de transmettre des données ou des documents numériques.
Ce qui distingue le coffre-fort de la simple interface digitale de stockage et d’échange est sa fiabilité. La solution garantit l’intégrité des informations qui y sont déposées et authentifie l’auteur de chaque action réalisée sur les documents qu’elle contient.
2. Qu’est-ce qui fait la fiabilité de la solution ?
Pour sécuriser ces processus, le coffre-fort numérique permet une traçabilité sans faille des actions réalisées (consultations, échanges, suppressions de données…). Cela signifie qu’il est possible d’identifier l’utilisateur à l’origine de l’opération.
Par exemple, quand un employé autorisé accède au coffre-fort électronique, il s’identifie au moyen de données personnelles. Seules les personnes autorisées peuvent ouvrir le coffre-fort et consulter son contenu. Les actions laisseront une empreinte associée à son auteur.
3. Que contient un coffre-fort numérique d’entreprise ?
Le coffre-fort électronique géré par l’entreprise peut contenir toutes sortes d’informations et regrouper des espaces dématérialisés sécurisés de différentes natures.
Les espaces personnels des collaborateurs sont des formes de coffres-forts numériques. Seul le salarié peut y accéder en respectant le protocole d’identification. Ils contiennent des documents électroniques qui ont la même valeur que leurs équivalents édités au format papier. Le bulletin de paie stocké n’est pas modifiable par l’utilisateur. Son intégrité est garantie.
Plus généralement, le coffre-fort de l’entreprise renferme ses statuts, ses comptes-rendus d’assemblée générale et autres documents légaux. Cet espace permet aussi de stocker en toute sécurité tous les documents commerciaux et comptables.
4. Combien coûte un coffre-fort numérique ?
Comme le coffre-fort traditionnel, la version numérique a un coût proportionnel à sa capacité de stockage. Les plus grandes entreprises ont un budget de stockage naturellement plus élevé que les TPE-PME. On parle bien de budget à long terme, car le coffre-fort numérique est un service facturé au mois, à l’année… Son coût évolue aussi selon les fonctionnalités proposées par les prestataires.
Le service inclut la gestion et l’archivage sécurisé des documents de l’entreprise à long terme. Ce sont les prestataires qui sont garants du niveau de sécurité imposé par les différentes normes en vigueur (ISO 27001, eIDAS…).
5. Pourquoi investir dans un coffre-fort électronique ?
Cet investissement est essentiel dès lors que l’entreprise a entamé son processus de digitalisation. La quantité de documents numériques à traiter et à stocker en toute sécurité requiert une solution dimensionnée pour répondre au besoin de chaque structure.
Un authentique coffre-fort numérique permettra de se mettre en conformité avec les dispositions du RGPD relatives à la gestion des données personnelles. En plus de l’aspect légal, la solution présente des avantages pratiques pour l’entreprise. Comme n’importe quelle solution de gestion électronique de document, le coffre-fort centralise une grande variété de données pouvant être exploitées, recherchées et retrouvées en quelques clics.
