C’est souvent le sentiment de frustration qui domine à ce moment-là dans les équipes commerciales, lorsque vous voyez que votre CRM est rempli à la fois de contacts et d’opportunités et que les échanges avec les prospects sont positifs mais que les décisions concrètes et limpides tardent à être prises. Pourtant, toutes les données nécessaires sont bien là, elles sont même parfois abondantes, mais c’est encore l’instinct et la précipitation qui dictent les actions avant chaque réunion. Cette situation n’est pas une fatalité, elle est une réalité pour certaines organisations, mais les choses peuvent facilement évoluer positivement.
À ce stade, le problème n’est généralement pas lié à un manque d’outils, au contraire, la structure dispose en général des dispositifs nécessaires. C’est déjà une première étape positive et non négligeable pour la suite des opérations. Les frictions sont identifiées plutôt en termes de méthode et de culture d’entreprise. Ici, le pont manquant entre tout ça, c’est celui qui va permettre de relier efficacement la collecte, l’analyse et la décision finale, tout ceci intégré au sein d’un seul et même flux de travail. C’est exactement dans ce genre de situation que des plateformes comme HubSpot tirent leur épingle du jeu en permettant en un seul endroit de réunir les segments marketing, ventes et service client. Fini les outils cloisonnés et les bases de données éclatées. Le regroupement, via HubSpot, c’est la clé pour délivrer rapidement des actions commerciales performantes.
Pourquoi tant d’entreprises gardent des données qu’elles n’exploitent pas
Ce que l’on voit dans beaucoup d’organisations, c’est un transit des informations commerciales entre plusieurs systèmes qui, le plus souvent, ont beaucoup de mal à communiquer entre eux. Formatage des données, taille et types de fichiers : les causes qui amènent à ces points de friction peuvent être nombreuses. Au final, entre l’outil de facturation d’un côté, une boîte mail partagée de l’autre ou encore un CRM de complément ailleurs, on arrive rapidement à une situation tout à fait paradoxale : chaque service dispose de sa propre version de la vérité commerciale de l’entreprise, ce qui complexifie grandement les réunions de pilotage. C’est précisément là que se situe le nœud du problème.
Ce manque de méthode a des répercussions quasi immédiates en termes de coût et surtout de rapidité dans l’exécution des stratégies commerciales. Si pour chaque décision, il est nécessaire de croiser plusieurs fichiers pour parvenir à identifier quels comptes on doit relancer en priorité, ce n’est plus gérable, c’est une charge mentale trop importante à supporter. À l’inverse, imaginez un monde où l’intégralité de vos interactions clients remonte à un seul et unique environnement. À partir de là, le temps des équipes devient optimisé et elles peuvent s’investir dans l’analyse et l’action plutôt que dans la recherche d’informations.
Structurer ses données avant toute chose
La qualité des données en entrée dans votre CRM, on ne le dira jamais assez, est capitale pour toute action commerciale performante. Si votre CRM n’est jamais mis à jour et comporte de nombreux champs incohérents, non complétés ou des doublons, vous êtes certain que les analyses qui en découleront seront fausses ou, à minima, biaisées. Un vrai danger pour votre business. Plusieurs étapes s’avèrent nécessaires pour mettre en place un cadre rigoureux pour votre CRM :
- Auditer les sources existantes va vous permettre de repérer les doublons, les champs vides ou les formats hétérogènes en vue de leur harmonisation.
- Définir des propriétés communes pour la saisie des informations de contact, des entreprises ainsi que des transactions effectuées. C’est avec ce type de cadre partagé par tous les services que les données deviennent pleinement exploitables.
- Automatiser la collecte via des formulaires spécifiquement conçus pour intégrer votre CRM avec des données labellisées.
- Procéder à un nettoyage récurrent de votre base de données pour vous prémunir contre une obsolescence trop rapide de celle-ci.
L’un des axes majeurs de HubSpot, c’est d’avoir construit son architecture autour d’un modèle de données unifiées. Ce choix offre à HubSpot la capacité de relier sans difficulté les fiches contact, celles des entreprises ainsi que l’ensemble des transactions passées sans action manuelle et fastidieuse de la part des équipes à chaque étape du cycle de vente. La pérennisation d’une base de données fiable dans le temps passe notamment par la parfaite gestion des contacts.
Du tableau de bord à la décision
À présent, maintenant que vos données sont parfaitement robustes, l’enjeu va se focaliser sur l’étape de restitution des informations compilées qui vont amener à la prise de décision. Pour vous aider, votre allié majeur sera votre tableau de bord. Il est important de comprendre qu’un bon tableau de bord n’est pas celui qui regorge de datas dans tous les sens. Le dashboard efficace va être celui qui va mettre en évidence les écarts, les tendances et faire émerger très rapidement les actions prioritaires à mener. La vision consolidée en temps réel du pipeline est une donnée précieuse pour un directeur commercial qui peut profiter de HubSpot pour veiller à la segmenter selon ses besoins (par commercial, par secteur, par étape du pipeline, etc.) pour faire émerger les opportunités qui stagnent et ont besoin d’action.
Prezevent incarne cette transformation de la prise de décision par la donnée calibrée. Suite à une restructuration de son suivi commercial autour de la donnée consolidée, l’entreprise a rapidement vu les résultats avec une multiplication par trois du nombre de prises de rendez-vous couplée à une augmentation de 80% de son taux de conversion des leads entrants. Ce n’est pas que le résultat d’un outil parfaitement adapté comme le propose HubSpot, mais c’est le combo avec la qualité des données collectées et leur traduction en actions commerciales concrètes.
C’est sur cette méthode que se fondent les outils de reporting et de tableaux de bord mis en avant par HubSpot. Ils offrent des possibilités d’édition de rapports personnalisés grâce aux données présentes dans le CRM et ce sans faire appel à des manipulations manuelles de données ou de fichiers. Le constat pour les équipes est assez net également : une équipe commerciale qui récupère du temps effectif pour valoriser son expertise et une direction qui peut visualiser et piloter son activité en temps réel.
HubSpot : faire de la donnée un réflexe d’équipe, pas un projet isolé
Faire du traitement de la donnée des décisions effectives ne se fait pas tout seul, nous venons de le voir mais surtout cette stratégie ne fonctionne pas durablement si elle n’est pas massivement partagée par l’ensemble des membres de votre organisation et ne devienne une habitude dans votre organisation quotidienne. La formation est un axe essentiel qui va accélérer le taux d’adoption d’un outil tel que HubSpot et permettre à chacun de le comprendre (lecture des statistiques, ajout de nouveaux indicateurs, mise à jour des données existantes) et enfin permettre de l’adapter à ses propres besoins professionnels pour en exploiter tout le potentiel et ne pas vivre cela comme une contrainte imposée.
87% des entreprises du secteur de la vente qui utilisent le Sales Hub de HubSpot affirment percevoir une amélioration significative de la qualité de leurs leads. Plus qu’une intuition, ce chiffre confirme un sentiment partagé par de nombreuses directions commerciales : la vraie valeur d’un CRM se perçoit dans sa capacité à rendre l’information fluide, partageable et directement exploitable par l’ensemble des équipes, et ce, à tout moment.
Pour aller encore plus loin dans cette quête de performance, HubSpot propose des fonctionnalités pensées pour les tâches quotidiennes des équipes commerciales telles que la gestion du pipeline commercial. Cet outil est à même de vous permettre de visualiser en temps réel l’avancée concrète de vos opportunités et ce sans passer d’un outil ou d’un onglet à l’autre. Cette facilité d’usage de HubSpot permet à toutes les structures, depuis la PME jusqu’aux grands groupes, d’adopter HubSpot et l’ensemble des fonctionnalités proposées.
Un point commun entre toutes ces structures qui réussissent cette bascule de la donnée de qualité vers la décision effective est qu’elles ne sont pas à la recherche de l’outil le plus sophistiqué du marché, mais bien en quête de celui qui comprend, s’adapte et se configure aux réalités terrain et sectorielles de chaque entreprise. Dans ce registre, l’outil d’analyse des performances marketing développé par HubSpot fait le lien direct entre actions de prospection et résultats commerciaux réels et vous permet d’agir ou de réagir en conséquence.
Pour tous les commerciaux (ainsi que les autres membres des équipes) qui veulent tester concrètement cette stratégie, vous n’avez plus qu’à créer un compte gratuit chez HubSpot et débuter votre exploration des fonctionnalités de centralisation des données et de reporting dont nous venons de parler.
Pour conclure, transformer ces données CRM en décisions commerciales tient moins de la mise à disposition d’un outil (bien que cela soit important) que d’une question d’organisation, de méthode et de discipline collective. La brique technologique, que l’on parle de centralisation, de données fiables, de reporting ou d’analyses plus poussées, n’est là que pour accélérer une stratégie qui doit impérativement reposer sur des données fiables et une culture du pilotage par la data partagée par toutes et tous.
