Un pipeline pensé pour fluidifier vos cycles commerciaux…
Structurer un pipeline de vente ne relève pas seulement d’une mise en ordre technique, c’est une façon de donner de la lisibilité à votre activité, de renforcer l’efficacité de vos équipes, mais aussi d’ancrer une dynamique de performance durable.
Que vous soyez en pleine phase de croissance ou plutôt dans une démarche d’optimisation, un pipeline bien bâti devient un véritable cadre opérationnel…
Pourquoi un pipeline clair change la donne ?
Quelle que soit la taille de votre entreprise, dès qu’un volume d’opportunités commence à croître, les équipes se heurtent à trois défis majeurs : la visibilité, la priorisation et la fiabilité des prévisions. En effet, un pipeline structuré devient alors la base d’un suivi cohérent, partagé aux personnes concernées, et surtout mis à jour en conséquence.
Selon les données internes de HubSpot, une solution très pratique pour créer son pipeline de vente, les équipes qui utilisent un pipeline bien configuré constatent une accélération nette de leur cycle avec cet outil. L’entreprise Avizio, par exemple, affirme avoir réduit son temps de closing d’environ un quart en adoptant HubSpot pour structurer son process de vente. Cette réduction, de près de 25 %, reflète directement l’impact d’un pipeline qui est à la fois lisible, automatisé et cohérent pour les collaborateurs concernés.
La plateforme propose d’ailleurs une version gratuite de son outil de pipeline qu’il est possible de tester en créant un compte. Pour les nombreuses entreprises qui sont en quête d’un modèle réplicable, c’est exactement ce que facilite le CRM : transformer un ensemble d’actions dispersées en une séquence logique et mesurable pour vos équipes.
Structurer un pipeline avec HubSpot : zoom sur les bases à maîtriser
Concrètement, l’un des bénéfices d’une solution comme HubSpot réside dans sa capacité à unifier les interactions commerciales en un seul et même endroit, ce qui explique au passage le succès de l’outil. Lorsqu’il est réalisé en suivant ces étapes, le pipeline a la capacité de devenir la représentation fidèle du cycle de vente.
Les équipes commerciales y trouvent une vue simple et dynamique, les managers disposent d’indicateurs fiables, et la direction de l’entreprise accède à un bilan prévisionnel plus lisible. HubSpot facilite également ce modèle grâce à un ensemble de fonctionnalités directement intégrées dans le Sales Hub. On y retrouve le scoring, l’automatisation, les tableaux de bord dont vous avez besoin, et un suivi en temps réel.
Afin de vous aider à y voir plus clair dans votre stratégie, voici quelques bases qui vous permettront de structurer votre premier pipeline avec la version gratuite de HubSpot :
1. Cartographier votre cycle de vente
Avant de configurer votre pipeline sur HubSpot, il convient d’abord d’identifier les étapes réelles par lesquelles passe chaque opportunité. Avec cette méthode, l’objectif est d’obtenir une cartographie fidèle à la pratique terrain.
Par exemple, parmi les cas les plus fréquents en entreprise, les prospects passent souvent par une première étape où ils marquent leur intérêt, puis passent à une étape de qualification, de démonstration, d’une proposition commerciale envoyée, d’une phase de négociation, pour finir par une signature.
En affinant ces étapes, vous pouvez obtenir une cartographie à la fois alignée avec les commerciaux, fondée sur des faits vérifiables, et surtout cohérente avec vos objectifs en fonction du chiffre d’affaires prévisionnel, du rythme commercial, ou encore de l’organisation interne.
Cette première étape sert de socle pour toutes les étapes qui suivent, car si la cartographie est approximative, les données et les prévisions le seront aussi.
2. Définir des critères objectifs de passage
Chaque étape du pipeline doit reposer sur un événement concret, comme par exemple un rendez-vous tenu avec un prospect, un document qui vient d’être envoyé, une réponse reçue, ou encore un engagement chiffré et précis.
Voici quelques exemples :
- Un prospect peut passer en « qualification » seulement si un échange direct a eu lieu avec lui
- Il passe ensuite dans l’étape de la « proposition envoyée » si nous sommes sûrs que le document lui a été transmis
- Il passe finalement à la phase de « négociation » lorsqu’une réponse a été reçue
À chaque étape, vous associez un pourcentage de probabilité de closing pour chaque prospect. Dans les logiciels comme HubSpot, ce paramètre est utilisé pour calculer le chiffre d’affaires pondéré. Selon les étapes, il peut aller de 10%, à 25%, puis 50%, 75%, pour finalement arriver à 100%.
Dans ce type de démarche, plus les critères sont précis, plus le pipeline devient prévisible.
3. Configurer votre pipeline dans HubSpot
Une fois que votre cycle est défini, HubSpot vous permet de réaliser plusieurs actions :
- Ajouter vos étapes
- Définir l’ordre logique
- Assigner les probabilités
- Configurer les règles de validation
- Définir les propriétés obligatoires (montant, date de clôture, contact rattaché)
Parmi les propriétés à définir, en plus du montant associé à la vente, vous pouvez préciser la date de signature précise, le contact qui y est rattaché, l’entreprise, le commercial en charge, ou encore d’autres informations.
HubSpot permet également de créer plusieurs pipelines selon la configuration de votre entreprise, comme les nouveaux clients, l’up-sell pour une montée en gamme, le cross-sell pour la vente croisée, les renouvellements, ou encore les partenariats.
Néanmoins, faites attention, et gardez en tête qu’avoir trop de pipelines complique plus qu’il n’aide !
4. Automatiser les actions clés dans HubSpot
Que ce soit dans une solution comme HubSpot comme n’importe quelle autre, l’automatisation n’a jamais pour objectif d’alourdir le process, mais de vous faire gagner du temps. Dans le cas présent, l’automatisation des actions a pour but de libérer les commerciaux.
A ce titre, HubSpot propose par défaut des automatisations qui ne nécessitent pas de compétences en code, notamment pour déclencher des relances, créer des tâches de suivi, ajouter des notifications, ou encore empêcher le passage d’une étape tant que certains champs indispensables ne sont pas remplis.
Parmi les différentes automations possibles, vous pouvez notamment programmer :
- Une relance automatique au bout de 7 jours, après l’envoi d’une proposition commerciale
- Une notification si une opportunité est restée pendant 30 jours au même stade
- Des règles pour rendre obligatoires le montant et date d’une vente
Toutes ces actions permettent d’éviter les oublis, de fiabiliser les données et de faciliter la vie des commerciaux.
5. Construire des tableaux de bord adaptés
Tous les professionnels qui ont l’habitude d’utiliser des pipelines s’accordent sur le fait qu’un pipeline n’a d’intérêt que si les équipes savent le lire. Là encore, les meilleurs outils sur le marché comme HubSpot ont l’avantage de pouvoir créer des tableaux de bord pour chaque niveau.
Les équipes commerciales peuvent avoir accès à une vue Kanban synthétique, où les chiffres sont pondérés, et les activités mettent en avant les appels, les e-mails, et les rendez-vous.
De leurs côtés, les managers peuvent accéder à des prévisions mensuelles et trimestrielles, une conversion étape par étape, ainsi qu’un comparatif clair et précis sur une période antérieure.
Enfin, les équipes de direction, qui n’ont pas toujours besoin d’aller aussi loin dans un niveau de détail, ont accès à des données de pilotage global, de performances des équipes, ou encore de comparatifs avec les objectifs des de chacun.
Tout cet ensemble, s’il peut paraître long à configurer au départ, permet à chacun de suivre sa part du pipeline sans aucune dispersion.
6. Mettre en place des rituels, des formations et des accompagnements
Enfin, notons qu’un pipeline n’a de sens que s’il est utilisé. C’est pour cette raison que l’adoption interne est un élément à ne pas négliger.
Lors de son lancement, n’hésitez pas à organiser des warm-ups quotidiens en début de journée, des réunions hebdomadaires entre les équipes commerciales et les managers, des réunions d’équipe, et une revue mensuelle stratégique sur les différents comptes.
Du côté de la formation, HubSpot prouve également son sérieux en accompagnant la montée en compétence de ses utilisateurs. Les commerciaux peuvent apprendre à tenir leur pipeline pour être mieux organisés, les managers à piloter les dashboards, et la direction à s’appuyer sur les données.
Et comme un pipeline vit au rythme du business, il doit être repris régulièrement par vos soins ou par des membres de votre équipe. Pour cela, n’hésitez pas à supprimer les champs inutiles au fil du temps, à affiner les probabilités, ou encore à améliorer les automatisations si celles-ci peuvent être plus efficaces.
FAQ
Comment savoir si mon pipeline est trop complexe ?
Vous pouvez estimer que votre pipeline est trop complexe s’il compte plus de huit étapes ou si les commerciaux hésitent sur l’étape à choisir.
Faut-il créer plusieurs pipelines dans HubSpot ?
Oui, vous pouvez créer plusieurs pipelines dans HubSpot, mais uniquement si vos cycles sont réellement différents. En cas de doute, ne créez qu’un seul pipeline au départ.
À quelle fréquence mettre à jour les probabilités de closing ?
Vous pouvez mettre à jour les probabilités de closing tous les 3 à 6 mois, selon l’évolution de vos taux de conversion réels.
HubSpot permet-il de suivre la performance individuelle des commerciaux ?
Oui, HubSpot permet bien de suivre la performance individuelle des commerciaux via les tableaux de bord personnalisés, les rapports d’activité et l’analyse des conversions par étape.
Puis-je créer mon premier pipeline rapidement si je n’ai jamais structuré de pipeline ?
Oui, vous pouvez créer un premier pipeline très rapidement si vous utilisez une solution comme HubSpot qui se prend en main en quelques minutes.
