Les entreprises font face à de nouveaux enjeux qui les poussent à repenser leurs processus commerciaux. Et pour cause, l’environnement commercial impose désormais des délais entre l’émission d’un devis et l’encaissement effectif de plus en plus conséquent ; freinant parfois la croissance de façon non négligeable. Un parcours de vente fluide et structuré ne dépend plus simplement de la seule signature d’un contrat, mais doit englober la génération du devis, la validation du client, le suivi, la facturation pour finir par l’encaissement. Lorsque ces étapes sont mal maîtrisées, les difficultés surviennent, retards, pertes de chiffre d’affaires et charge administrative accrue …
Le parcours est d’autant plus critique pour les PME et les scale-ups en phase d’accélération où le cash-flow devient un indicateur clé de performance. Les solutions CRM actuelles offrent de réelles possibilités pour repenser cette chaîne de valeur afin de réduire les délais, d’améliorer la visibilité des équipes et de fluidifier les interactions avec les clients.
Comment repenser le parcours de vente ?
Les priorités lorsque le parcours de vente est repensé sont la réduction des frictions, l’accélération des interactions clients et la suppression des tâches manuelles répétitives. Pour y parvenir, il est nécessaire de commencer par dresser une cartographie précise des étapes et d’identifier les points de friction, avant de mettre en place des solutions technologiques adéquates.
Les étapes classiques d’un parcours de vente sont les suivantes :
- Prospection : identification et qualification des leads ;
- Emission du devis : création d’une offre commerciale personnalisée ;
- Négociation et validation : échanges avec le client, ajustement du devis ;
- Signature et contractualisation : acceptation formelle et engagement ;
- Facturation : génération et envoi de la facture ;
- Encaissement : réception du paiement.
Chacune de ces étapes doit être analysée, tracée et intégrée au cœur d’un système unique. Ainsi les pertes d’informations sont évitées et les doubles saisies.
Les fonctionnalités clés pour l’optimisation de chaque étape
La technologie est capable d’améliorer drastiquement les performances commerciales, toutefois cela nécessite de déployer des fonctionnalités qui s’adaptent à chaque étape du parcours de vente.
Centralisation des informations
Le système unique permet un stockage de l’ensemble des informations liées à un client, à un devis ou à une transaction. Rien n’échappe à l’archivage, interactions, préférences du clients, documents envoyés ou échéances, tout est archivé dans cette base commune.
Avec un tel niveau de centralisation, les équipes profitent de bénéfices immédiats :
- Une vision à 360° du client ;
- Elimination des silos informationnels entre vente, finance et support ;
- Réduction du risque d’erreurs humaines.
Automatisation des devis et contrats
L’automatisation génère des devis fondés sur des modèles standardisés, dont l’architecture repose sur des champs dynamiques. De tels modèles assurent :
- Uniformité des propositions via des clauses standardisées ;
- Rapidité de création par la réduction du temps écoulé entre la demande et l’envoi ;
- Réduction des erreurs de saisie puisque les données clients sont pré remplies via le CRM.
Suivi en temps réel et relances automatisées
L’outil doit être capable de fournir un état des lieu des devis en temps réel. A savoir, les devis envoyés, ouverts, en cours de révision, acceptés ou rejetés. L’intérêt est double :
- L’équipe commerciale peut prioriser les relances ;
- Le système peut déclencher par lui-même des notifications ou des relances automatisés si aucune action n’est prise après un certain laps de temps.
Intégration de la signature électronique
La signature électronique d’un devis constitue un avantage concurrentiel de taille. Elle accélère considérablement le cycle de vente, supprime la nécessité de l’impression, de scan ou d’échange mail séparés. C’est également un vecteur d’amélioration de l’expérience client.
Facturation automatisée
Lorsque le processus de création et de signature du devis est optimisé, il est important de s’intéresser à la gestion de la facturation. Un outil qui génère automatiquement une facture conforme aux normes fiscales présente des avantages très clairs :
- Réduction des erreurs comptables ;
- Emission immédiate de la facture ;
- Archivage structuré des documents.
Gestion intelligente des paiements
Dorénavant, les plateformes doivent être capables de prendre en charge différents modes de paiements (virement, carte bancaire, prélèvement SEPA ou paiement en ligne). L’intégration de ces modes est une nécessité pour réduire les délais d’encaissement.
Focus sur HubSpot : la plateforme tout-en-un qui repense le parcours de vente
Parmi les solutions CRM qu’offre le marché, HubSpot est l’une de nos favorites. Elle se distingue par une approche intégrée qui couvre l’intégralité du parcours de vente, considérant chaque aspect de la relation commerciale, de la prospection jusqu’à l’encaissement.
Qu’est-ce que HubSpot ?
HubSpot est une plateforme CRM complète qui abrite des outils de vente, de marketing, de service client et d’automatisation. Son objectif est l’élimination des silos entre les équipes et la mise en place d’une expérience cohérente pour les utilisateurs et les clients.
Les entreprises à avoir constaté une réduction significative des délais de vente à la suite de la mise en place de HubSpot sont multiples. Cela est rendu possible principalement grâce à l’automatisation des processus et à la centralisation des données.
La plateforme propose une alternative pour débuter aisément, sans surcoût grâce à la création de compte gratuit, sans engagement. Il est ainsi possible de tester les fonctionnalités CRM et de les intégrer progressivement au cœur des processus, avant de générer le moindre surcoût.
Les fonctionnalités qui accélèrent le parcours de vente
1. Le CRM centralisé
Le cœur de HubSpot est son CRM. Il offre une base de données unifiée pour l’ensemble des interactions client. Chaque fiche contact regroupe des informations précieuses :
- Les communications par mail ;
- Les échanges téléphoniques ;
- Les activités planifiées ;
- Les documents envoyés.
Un système qui participe largement à offrir une visibilité immédiate de l’historique client aux équipes commerciales. Les pertes d’informations sont réduites et la collaboration fluidifiée et optimisée.
2. Les outils de devis et d’offres commerciales
HubSpot permet aux équipes de produire des devis personnalisés sur la base de modèles standards. De tels devis peuvent être envoyés directement depuis la plateforme, avant d’être suivis en temps réel pour en connaître l’état d’avancement.
Sur la base de ce suivi, différentes possibilités se dessinent :
- Priorisation des relances ;
- Adaptation des messages selon le comportement du client ;
- Réduction du temps entre l’envoi et la décision finale.
3. Automatisation des tâches
Voilà l’une des clés de HubSpot, la mise en place de workflows d’automatisation, qui simplifient les étapes répétitives. Voici quelques exemples :
- Relances automatiques si un devis est toujours sans réponse au bout d’un temps déterminé ;
- Assignation automatique d’un commercial si un lead atteint un score prédéfini ;
- Notifications intelligentes pour rester à jour de toutes les informations dans le pipeline.
Ces automatisations ne sont pas un simple luxe, c’est un vrai gain de productivité, le travail administratif est réduit et les équipes peuvent se focaliser sur les interactions à forte valeur.
4. Intégration de la signature électronique
La plateforme s’intègre sans difficulté avec des outils de signature électronique (tels que DocuSign ou Adobe Sign), les clients peuvent alors valider un devis en quelques clics seulement. Une fonctionnalité qui réduit de plusieurs jours le cycle de vente classique.
5. Facturation et paiements intégrés
Par ses intégrations natives avec des solutions de paiement, HubSpot peut :
- Générer automatiquement la facture dès l’acceptation du devis ;
- Proposer des liens de paiement en ligne dans les emails adressés ;
- Consolider les transactions dans le CRM pour un suivi financier simplifié.
Une aubaine pour réduire le délai moyen d’encaissement et participer à améliorer le cash-flow global de l’entreprise.
HubSpot : des résultats probants
HubSpot a su démontrer l’impact de l’usage d’un CRM intégré sur les performances commerciales :
- Les entreprises qui mettent en place HubSpot notent une augmentation du taux de conversion des leads ;
- Les délais de conversion (entre le premier contact et la signature) peuvent être réduits de 25% à 40%, en partie grâce à l’automatisation des relances et à la centralisation des données ;
- La productivité des commerciaux s’améliore en moyenne de 20% à 35%, car les tâches administratives sont automatisées par des workflows. Booxi par exemple rapporte une diminution du travail de 30 heures par semaine grâce à l’automatisation.
Bonnes pratiques pour réduire les délais d’encaissement
Afin de maximiser les bénéfices d’un outil tel que HubSpot, il est indispensable de mettre en place des pratiques complémentaires.
1. Standardiser les modèles de documents
En amont, il est nécessaire de créer des modèles de devis et factures qui respectent l’identité visuelle et les conditions générales de vente. Une telle pratique garantit :
- L’uniformité des propositions ;
- Une meilleure compréhension par les clients ;
- Une réduction des allers-retours.
2. Automatiser les relances
Les règles de relances doivent être clairement établies, par exemple :
- Relance automatique 3 jours après l’envoi du devis ;
- Notification interne sans réponse au bout de 7 jours ;
- Escalade vers un manager après 10 jours sans réponse.
3. Intégrer la signature électronique
Proposer une option de signature électronique dès l’envoi du devis. Plus de 70% des clients signent plus rapidement si l’option est disponible directement. C’est une opportunité de réduction des barrières à l’engagement.
4. Offrir des options de paiement flexibles
Plus les possibilités de paiement sont étendues, plus le client est enclin à régler rapidement. Dans cet esprit, il est également pertinent d’intégrer des liens de paiement directement sur les factures.
5. Analyser les goulets d’étranglement
Les tableaux de bord sont des indicateurs précieux pour identifier les étapes qui créent un allongement des délais. Cela peut être par exemple :
- Des devis qui ne sont pas ouverts dans les 48 heures ;
- Des factures impayées au bout de 15 jours ;
- Des relances non effectuées.
Avec une analyse constante, les procédures peuvent être ajustées en continu, une dimension essentielle pour rester compétitif.
Pour conclure
La réduction des délais entre le devis et l’encaissement est un objectif stratégique qui mêle organisation interne, automatisation et technologie. Une plateforme telle que HubSpot est une solution complète pour la centralisation des données, l’automatisation des tâches clés et l’optimisation de l’expérience client.
La mise en place d’outils adaptés et bien intégrés dans le fonctionnement des équipes et de l’entreprise est une stratégie efficace pour créer de la valeur pour les clients. Workflows intelligents, options de paiement intégrées ne sont plus accessoires, c’est une nécessité afin d’accélérer les cycles de vente et de libérer du temps pour les tâches essentielles.
