Une base propre pour des e-mails vraiment efficaces !
Quand les listes de contacts gonflent au fil des années dans votre base de données, un phénomène bien connu peut alors apparaître : la perte de contrôle. Une adresse e-mail obsolète par ici, un doublon par là, des segments qui vieillissent… et un engagement en chute libre.
Des campagnes à la baisse au fil des années ?
Les campagnes deviennent alors moins performantes, les rebonds s’accumulent et la réputation d’expéditeur se dégrade. Dans ce cas de figure, nettoyer sa base de contacts ne relève donc pas seulement d’une mesure d’ordre technique, mais c’est une démarche stratégique, directement liée à la qualité des interactions avec votre audience.
Et dans un contexte où les filtres anti-spam sont toujours plus sélectifs, automatiser l’entretien et le nettoyage régulier de sa base devrait vous permettre de maintenir un niveau de délivrabilité sain, de cibler avec précision vos contacts et d’éviter la suspension d’envoi en cas d’engagement négatif.
Les solutions actuelles sur le marché offrent justement des mécanismes intelligents de segmentation, de suppression de contacts inactifs, de gestion du consentement et de normalisation des données. Pour vous en rendre compte, il suffit par exemple de créer un compte gratuit sur HubSpot qui permet de réaliser des premières actions très rapidement sur vos campagnes.
Pourquoi nettoyer automatiquement sa base de contacts change la donne ?
Derrière chaque adresse présente au sein de votre CRM, il y a systématiquement une intention au départ. Cela peut être de tout simplement télécharger une ressource, s’abonner à une newsletter, ou encore participer à un événement…
Mais encore faut-il que cette information soit bien conservée, structurée et surtout utilisable ! A ce titre, les fournisseurs d’e-mails comme Gmail ou Outlook surveillent notamment les taux d’ouverture, de clics, de réponses ou de rebonds pour décider si vos messages méritent d’être reçus par vos destinataires… ou envoyés à la corbeille.
Concrètement, une base de contacts vieillissante menace directement ces indicateurs. Par exemple, cela peut se matérialiser par des taux d’ouverture faibles qui peuvent entraîner un renvoi systématique dans les spams, voire une suspension temporaire de vos envois. C’est exactement pour cette raison que la segmentation automatique, la suppression programmée des contacts inactifs et la normalisation continue jouent un rôle de premier plan pour maintenir une réputation envoyeur fiable.
Dans le cas de HubSpot, 83% des clients déclarent que la plateforme arrive à réunir efficacement les données dans un espace unique, ce qui permet de faciliter justement la maintenance continue des contacts. Dans l’ensemble, c’est cette structuration qui contribue à une meilleure performance globale de vos campagnes…
Comment nettoyer automatiquement sa base de contacts ?
Pour de nombreuses équipes, HubSpot est aujourd’hui un socle robuste pour orchestrer toutes ces opérations répétitives, sans y accorder un temps conséquent.
Les outils intégrés de cette solution permettent à la fois d’identifier les contacts obsolètes dans votre base de contacts, mais aussi de détecter les doublons, de suivre la source d’origine ou encore d’automatiser la gestion des désinscriptions.
Parmi les différentes possibilités offertes par HubSpot, voici les 5 mécanismes de nettoyage automatisé à retenir :
1. Segmentation automatique
HubSpot propose des segments dynamiques qui se mettent à jour en fonction des propriétés de vos contacts, comme la date du dernier e-mail ouvert, la date du dernier clic, la soumission récente d’un formulaire, ou l’activité commerciale… Tous ces critères permettent d’affiner les listes de contacts sans effort et de garantir que seules les personnes engagées reçoivent vos messages.
2. Détection et fusion des doublons
L’outil interne de HubSpot peut analyser les différentes valeurs comme l’adresse e-mail, le numéro de téléphone ou le nom pour repérer les profils en double. Cela vous permet de préserver votre historique et évite l’envoi d’un même e-mail plusieurs fois à un profil.
3. Suppression automatique des contacts non pertinents
Dans HubSpot, les segments permettent de supprimer en masse les adresses e-mails obsolètes ou les profils n’ayant jamais interagi avec vous. Cette mesure vise à protéger votre réputation en tant qu’expéditeur, en plus d’améliorer le taux d’ouverture global.
N’hésitez pas également à surveiller attentivement les sources qui peuvent générer des contacts peu fiables ou risqués pour vos envois. Parmi les points de vigilance, on peut noter :
- Les participants à des salons dont les adresses e-mail sont collectées sans leur consentement clair et précis
- Les adresses e-mail extrapolées, par exemple avec un format prénom.nom@entreprise.com que vous utilisez par simple déduction
- Les listes d’adresses e-mail louées, récupérées via des méthodes de scraping ou achetées à des tiers
En effet, ces pratiques peuvent contenir des pièges anti-spam, entraîner des signalements et même violer les règles de confidentialité, si bien qu’un seul e-mail à un piège spam peut pénaliser durablement votre domaine.
C’est d’autant plus important quand on sait qu’un taux d’ouverture inférieur à 15% est un signal négatif pour les fournisseurs, et peut laisser supposer que les envois ne sont pas sollicités.
4. Gestion centralisée du consentement
Les solutions comme HubSpot conservent la trace des préférences de communication et des désinscriptions, afin de gérer au mieux le consentement.
Par exemple, les contacts opt-out peuvent être automatiquement exclus des campagnes, ce qui assure une conformité totale dans le cadre du RGPD, et vous évite au passage des conflits avec des fournisseurs ou une mauvaise réputation sur la toile.
5. Suivi continu du niveau d’engagement
Grâce au monitoring automatique, que l’on retrouve notamment sur HubSpot, l’outil peut alerter en cas de volume inhabituel de rebonds ou de signalements en tant que spam. En général, une base de contacts propre permet d’éviter ces situations, et les équipes qui utilisent pleinement les hubs HubSpot obtiennent un taux de clôture d’affaires cinq fois supérieur selon une étude.
Zoom sur les bonnes pratiques pour gérer et nettoyer vos contacts sur Hubspot
Un nettoyage automatique n’est efficace que si les nouvelles données sont correctement renseignées, et cela, dès leur entrée. Selon une analyse, les équipes qui utilisent plusieurs hubs HubSpot génèrent 24% d’affaires supplémentaires grâce à la synchronisation fluide entre les données entrantes et les segments marketing rendues possibles.
Si vous manquez d’expérience pour la gestion et le nettoyage de votre base de contacts, voici quelques principes à mettre en place :
1. Suivre la source d’origine
Pour commencer, assurez-vous que chaque nouveau contact dispose d’une propriété qui indique la manière dont il est entré dans l’écosystème. Cela devrait faciliter l’identification des flux les plus performants et l’entretien automatique de votre base de contacts.
2. Ajouter des propriétés personnalisées
Dans HubSpot, vous pouvez créer vos propres champs comme des intérêts, le secteur, ou encore l’intention déclarée par le contact dans certains cas. Cela vous permet de segmenter votre base de contacts avec davantage de précision et de nourrir vos campagnes avec des contenus vraiment pertinents.
3. Importer correctement les désabonnés
Pour éviter de détériorer votre taux de dérivabilité et augmenter l’insatisfaction de vos contacts, tout contact s’étant désinscrit d’anciens systèmes doit impérativement être importé en tant que désabonné.
4. Supprimer les contacts créés automatiquement
Malheureusement, les boîtes e-mail connectées génèrent parfois des contacts créés par erreur, notamment sans prénom, sans nom, ou sans autres informations indispensables. Dans ce cas, au sein de HubSpot, vous pouvez créer un segment automatique pour les identifier et les exclure automatiquement.
5. Normaliser les numéros de téléphone
Lorsqu’ils entrent dans votre base de contacts, vos leads peuvent utiliser des formats de numéros de téléphone qui ne sont pas uniformes, ce qui empêche le croisement ou l’exploitation des données.
Pour cela, misez plutôt sur un format international (+33, +32…) pour assurer la cohérence des données pour vos outils d’appel. Dans HubSpot, cette normalisation automatique est très facile à mettre en place, et évite les erreurs d’enrichissement.
6. Attribuer un propriétaire à chaque contact
Même les grandes entreprises oublient parfois d’attribuer un « propriétaire » à un contact donné. Concrètement, les profils sans propriétaire passent souvent entre les mailles du filet, et peuvent limiter vos ventes. Pour éviter cela, vous pouvez très bien créer un segment dynamique pour les repérer plus rapidement, et même les répartir entre les équipes de façon manuelle ou automatique.
7. Adapter les automatisations pour maintenir une base saine sur la durée
Enfin, sur HubSpot, l’entretien régulier de votre base de données peut être totalement automatisé via plusieurs solutions.
Cela peut passer par :
- Des workflows d’archivage des contacts inactifs
- Des segments mis à jour en temps réel
- Des alertes d’engagement négatif
- Des règles d’attribution automatique
- Des workflows de réattribution ou de suppression quand cela est nécessaire
De nos jours, cette adaptation est encore plus facile à mettre en place avec l’intelligence artificielle. Selon les données récoltées par HubSpot, les clients de l’outil qui utilisent les fonctionnalités d’IA observent une réduction de 65% du temps de clôture des ventes, en partie grâce à la propreté de leurs données et à l’automatisation de leur maintenance.
Contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, nettoyer automatiquement sa base de contacts n’est donc pas un chantier ponctuel, mais plutôt une mécanique continue, qui rend votre CRM plus fiable et vos campagnes plus performantes.
