L’automatisation marketing est aujourd’hui un indispensable pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur processus. Gain de temps, personnalisation des échanges, amélioration de l’efficacité commerciale … Les bénéfices sont nombreux et ne sont plus à démontrer. Toutefois, chaque formulaire complété, chaque campagne email ou chaque workflow automatisé cache une réalité plus importante : la gestion des données personnelles.
Dans un tel contexte, HubSpot s’est imposé comme l’une des plateformes CRM les plus utilisées au monde. Une approche tout-en-un qui centralise les contacts, automatise les actions marketing, suit les ventes et participe à l’amélioration du service client. Toutefois, utiliser HubSpot implique également de respecter les exigences du RGPD et de mettre en place une gouvernance solide des données.
Heureusement, HubSpot offre des fonctionnalités qui permettent d’automatiser de nombreux processus tout en maintenant une parfaite maîtrise du consentement, des permissions et des informations sensibles. Autrement dit, il est parfaitement possible que votre CRM fasse son travail pendant que vous buvez paisiblement un café.
HubSpot : un CRM pensé pour centraliser les données sans perdre le contrôle
Le tout premier avantage de HubSpot se cristallise dans la centralisation des informations. Les données résultantes des formulaires, des campagnes marketing, des conversations commerciales ou du service client sont toutes réunies dans une plateforme commune, qui stocke la fiche contact de chaque prospect.
Une centralisation qui induit différents bénéfices :
- Éviter les doublons ;
- Faciliter le suivi des interactions ;
- Améliorer la qualité des données ;
- Renforcer la traçabilité.
La centralisation ne transforme pas la donnée, elle reste personnelle. De fait, le RGPD s’immisce et impose un traitement de chaque donnée conforme à la base légale, les informations doivent être sécurisées et les utilisateurs doivent pouvoir exercer leurs droits.
C’est exactement sur ces aspects que HubSpot opte pour la proposition de plusieurs outils intégrés qui se destinent à accompagner les entreprises dans leur conformité.
Pour bien comprendre les enjeux et les possibilités de HubSpot, il est possible de créer un compte gratuit pour explorer la plateforme et déployer en douceur les premiers processus automatisés.
Comment HubSpot gère le consentement des contacts ?
Le consentement est l’une des bases du RGPD, notamment dans les activités de marketing.
HubSpot permet l’intégration de cette notion directement dans les formulaires par le biais de plusieurs fonctionnalités.
Pour les entreprises, il est possible de :
- Ajouter des cases à cocher spécifiques ;
- Personnaliser les textes d’information ;
- Distinguer différentes finalités de traitement ;
- Enregistrer les préférences qu’exprime chaque contact.
Le consentement peut être enregistré de façon contextualisée, avec son historique. Une possibilité qui facilite les contrôles internes ou simplifie le traitement des demandes éventuelles des autorités de protection des données.
Avec HubSpot, le choix est de laisser les preuves parler. C’est une traçabilité qui évite les situations inconfortables où un prospect pourrait affirmer n’avoir jamais accepté une newsletter.
Automatiser les communication sans ignorer les préférences
Les workflows automatisés de HubSpot en sont l’un des grands atouts. Et pour cause, ces automatisations permettent par exemple :
- D’envoyer des emails ;
- De créer des tâches commerciales ;
- D’affecter des prospects ;
- De mettre à jour certaines propriétés ;
- De déclencher diverses actions selon le comportement des utilisateurs.
Les scénarios automatisés proposés par HubSpot sont nombreux, et tous intègrent les informations relatives au consentement. C’est la clé pour exclure automatiquement les contacts qui n’ont pas accepté certaines communications ou pour la segmentation marketing des bases en fonction des préférences marketing.
Avec cette approche, les erreurs humaines sont limitées. Les fichiers Excel sont mis au placard, plus besoin de croiser de multiples fichiers avant l’envoi d’une campagne email. Une aubaine pour les équipes et pour les destinataires.
HubSpot et la gestion des permissions internes
La conformité n’est pas l’affaire que des clients ou des prospects. Elle s’adresse également aux collaborateurs. Ces derniers n’accèdent qu’aux informations qui sont relatives à leurs missions.
Pour cela, HubSpot propose un système de gestion des utilisateurs avec différents niveaux d’autorisations.
Les administrateurs peuvent par exemple :
- Attribuer des rôles ;
- Définir des permissions spécifiques ;
- Restreindre certains accès ;
- Contrôler les droits qui sont liés aux objets CRM en fonction de l’abonnement utilisé.
C’est une pratique de sécurité précieuse. Chacun ne peut accéder qu’à un niveau d’information et d’action cohérent avec son poste. Un commercial n’accédera pas aux paramètres généraux de la plateforme, et un stagiaire ne pourra pas supprimer la base de contacts … Par exemple.
Les données sensibles : quelles précautions avec HubSpot ?
Le RGPD fait la distinction entre les données personnelles classiques et les catégories particulières de données, nommées données sensibles.
Parmi ce type de données :
- Les données de santé ;
- Les opinions politiques ;
- Les convictions religieuses ;
- L’origine ethnique ;
- Des données biométriques ;
- Des données génétiques ;
- Des informations relatives à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle.
Les données sensibles sont des informations qui doivent bénéficier d’une protection renforcée.
HubSpot est un CRM généraliste. Savoir quelles sont les données qui doivent être collectées et la justification de leur traitement sont de la responsabilité de l’entreprise. Si le besoin implique des données sensibles, il est généralement préconisé d’évaluer avec soin les obligations qui encadrent leur traitement, de limiter la collecte aux informations strictement nécessaires et de mettre en place des mesures de sécurité adéquates.
HubSpot n’est pas le seul garant de la conformité, la façon dont la plateforme est configurée et utilisée joue également un rôle crucial.
Sécuriser les données grâce aux fonctionnalités de HubSpot
La sécurité est un élément essentiel de toute stratégie de conformité. HubSpot se positionne efficacement face à cet enjeu et propose différentes fonctionnalités qui agissent pour la protection des informations stockées.
Parmi ces fonctionnalités :
- Le chiffrement des données lors des transferts ;
- La gestion des accès utilisateurs ;
- Les journaux d’activité pour certaines fonctionnalités et éditions ;
- L’authentification multifacteur pour renforcer la sécurité des comptes ;
- Différents paramètres de sécurité administrables.
C’est par le biais de ces mécanismes que les risques associés aux accès non sécurisés sont maîtrisés. Rien ne pourra se substituer à une bonne politique interne. Le meilleur mot de passe du monde reste inefficace s’il est sur un magnifique post-it, glissé sous le clavier.
Les droits des personnes concernées
Le RGPD permet aux personnes dont les données sont traitées de disposer de différents droits :
- Le droit d’accès ;
- Le droit de rectification ;
- Le droit à l’effacement ;
- Le droit à la limitation du traitement ;
- Le droit d’opposition ;
- Le droit à la portabilité lorsque les conditions légales sont réunies.
HubSpot permet aux entreprises de retrouver facilement les informations qui sont associées à un contact, de mettre à jour certaines données ou de supprimer un enregistrement selon les procédures internes et les obligations légales.
De façon générale, enregistrer les données dans un CRM facilite la réponse aux demandes des personnes concernées. Attention, cela nécessite que les processus internes soient clairement définis.
Les bonnes pratiques pour une conformité parfaite
HubSpot procure de nombreux outils, mais la conformité dépend avant tout d’une démarche globale. Il y a un certain nombre de bonnes pratiques qui limitent les risques :
- Collecter uniquement les données véritablement utiles ;
- Documenter les traitements ;
- Former régulièrement les équipes ;
- Contrôler les accès utilisateurs ;
- Vérifier les workflows automatisés ;
- Supprimer les données devenues inutiles selon la politique de conversation de l’entreprise ;
- Réaliser des audits réguliers des formulaires html et des campagnes.
L’automatisation est un accélérateur hors pair, mais elle automatise même les erreurs lorsqu’elles existent. Il est donc indispensable de mobiliser quelques minutes pour la vérification d’un workflow. C’est la seule méthode pour ne pas consacrer plusieurs semaines à gérer un incident de conformité.
Automatisation et conformité peuvent parfaitement cohabiter
Il n’est pas rare de supposer qu’automatisation et RGPD ne sont pas compatibles. Pourtant, c’est souvent l’inverse qui se produit.
Lorsque HubSpot est correctement configuré, il permet de standardiser les processus, d’améliorer la traçabilité des consentements, de mieux contrôler les accès et de limiter certaines manipulations manuelles. Les fonctionnalités de personnalisation du Sales Hub rendent les messages de prospection plus personnalisés pour 65 % des utilisateurs. Il serait dommage de se priver d’une telle opportunité par simple crainte de la conformité.
Il faut bien garder à l’esprit que la plateforme n’est pas gage de conformité juridique, puisqu’elle est aussi liée aux pratiques de l’entreprise, aux finalités poursuivies et aux obligations applicables. En revanche, elle met à disposition des fonctionnalités capables de se positionner comme de véritables soutiens dans une stratégie de protection des données.
L’objectif n’est pas seulement de respecter un texte réglementaire, mais aussi de renforcer la confiance auprès des clients. La sécurité est une dimension fondamentale, aujourd’hui largement considérée par les prospects.
FAQ
HubSpot est-il vraiment conforme au RGPD ?
HubSpot offre les fonctionnalités qui assistent les entreprises dans les démarches de conformité. Cela passe par la gestion du consentement, les paramètres de confidentialité, les contrôles d’accès et plusieurs outils de gestion des données. Mais la conformité finale est liée à l’utilisation et à la configuration de la plateforme par chacun.
Peut-on gérer le consentement marketing avec HubSpot ?
Oui. HubSpot permet l’intégration de cases de consentement au sein des formulaires, mais aussi d’enregistrer les contacts et d’utiliser ces informations dans les campagnes marketing et les workflows.
HubSpot permet-il de limiter l’accès aux données ?
Oui. Les administrateurs ont la possibilité d’attribuer les rôles et les permissions afin que chacun accède exclusivement aux informations qui sont nécessaires à ses missions, en fonction des fonctionnalités disponibles dans leur abonnement.
Les données sensibles doivent-elles être compilées dans HubSpot ?
Si une activité implique des catégories particulières de données au sens du RGPD, il est nécessaire d’évaluer scrupuleusement le besoin de collecte et les mesures de protection qui s’imposent. L’utilisation de HubSpot doit être en conformité avec cette analyse et s’inscrire dans la politique de conformité de l’entreprise.
Pourquoi utiliser HubSpot pour automatiser son marketing ?
HubSot permet la centralisation des contacts, l’automatisation des campagnes, l’amélioration du suivi commercial, la personnalisation des échanges et l’optimisation des équipes. Le tout en proposant des fonctionnalités utiles pour mieux gérer les données personnelles.
